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Comment gérer les utilisateurs qui ont quitté l'entreprise ?

  • Mise à jour

Scénario

Quelles sont les implications si un employé a quitté l'entreprise, et comment puis-je m'assurer qu'il n'a plus accès au produit BOC ? 

Veuillez noter

Cet article traite uniquement des aspects techniques. Pour des informations plus complètes concernant le processus méthodologique, veuillez contacter votre responsable de compte clé.

 

Solution

Pour révoquer complètement l'accès d'un employé partant tout en garantissant l'intégrité des données, les étapes suivantes doivent être effectuées dans l'ordre spécifié :

 

Transfert de contenu

Lorsqu'un utilisateur quitte l'entreprise, il est essentiel de transférer la propriété des modèles ou autres objets du référentiel dont il est propriétaire. Cela garantit que le savoir organisationnel est conservé et accessible aux utilisateurs actifs.

Les utilisateurs sont généralement désignés comme propriétaires via un attribut spécifique d'objet appelé Personne Responsable dans le carnet sous le chapitre Organisation. La propriété dans ADONIS peut également être définie par d'autres relations d'objet, mais la méthode standard et la plus courante est via l'attribut Personne Responsable. 

 

Gestion des requêtes sauvegardées

Examinez toutes les requêtes sauvegardées créées par l'utilisateur partant et déterminez si elles doivent être supprimées ou réaffectées à un autre utilisateur afin de maintenir un système propre et efficace.

Pour ouvrir les Requêtes Sauvegardées dans votre produit BOC, cliquez sur Trouver (1) puis sur mes Recherches (2)

Si une requête sauvegardée est partagée, elle peut être vue dans la colonne Publique, cependant si une requête sauvegardée n’est pas partagée, elle ne peut être vue que par le propriétaire de la requête ou les utilisateurs avancés désignés.

Info : Normalement, les utilisateurs ne peuvent cesser de partager que leurs propres requêtes. Votre administrateur ADONIS peut également désigner des utilisateurs avancés qui peuvent dépublier les requêtes d’autres utilisateurs. L’administrateur doit attribuer le module « Requêtes sauvegardées (options avancées) » pour pouvoir effectuer cette opération.


Si les requêtes sauvegardées sont publiées/partagées, vous pouvez simplement cliquer gauche sur l’Utilisateur souhaité (1), puis sur Attribuer à moi (2). Cela permet de réaffecter la requête à l'utilisateur actuellement connecté.

 

Retrait du partage des utilisateurs

Retirer le partage de l'utilisateur des référentiels actifs consiste à supprimer ses permissions d'accéder ou de modifier le contenu du référentiel. Cette étape empêche tout accès non autorisé après son départ.

Connectez-vous à la page d'administration avec le référentiel dont vous souhaitez retirer l'utilisateur. Dans la gestion des utilisateurs de la page d'administration, faites un clic droit sur l'utilisateur que vous souhaitez supprimer. Sélectionnez « Retirer le partage des utilisateurs du référentiel »

Confirmez l'opération avec Oui. 

Répétez ce processus pour chaque référentiel partagé avec l'utilisateur afin d'activer l'option de suppression.

 

Désactiver ou supprimer le compte utilisateur

Lorsqu'un employé quitte une entreprise utilisant un produit BOC, des procédures distinctes sont recommandées selon la classification de l'utilisateur : standard, LDAP, ou SSO (Authentification Unique).

 

Utilisateur standard

Les utilisateurs standards sont créés manuellement dans ADONIS. Lorsqu'ils partent, les administrateurs doivent :

  • Supprimer ou désactiver le compte utilisateur en utilisant le composant de gestion des utilisateurs.

     

LDAP

Les utilisateurs LDAP sont synchronisés depuis un service d'annuaire externe :

  • Puisque les données utilisateur sont gérées à l'extérieur, la désactivation ou la suppression de l'utilisateur doit être effectuée dans le système LDAP.

  • Assurez-vous que l'utilisateur LDAP n'est plus partagé et que tout le contenu associé est transféré avant de désactiver l'utilisateur dans LDAP afin d'éviter une propriété orpheline.

    Veuillez noter

    Si la gestion de suppression est entièrement configurée et qu'un utilisateur est supprimé via LDAP tout en possédant encore des modèles ou autres actifs, l'utilisateur sera réaffecté au groupe d'utilisateurs « à supprimer » au lieu d'être supprimé.

 

SSO

Les utilisateurs s'authentifiant via Authentification Unique (SSO) sont gérés par un fournisseur d'identité externe :

  • Désactivez ou supprimez l'accès de l'utilisateur auprès de votre fournisseur d'identité.
  • Supprimez ou désactivez le compte utilisateur en utilisant le composant de gestion des utilisateurs.

 

Propriétaire de l'application


Si vous utilisez un produit BOC hébergé dans le Cloud BOC (SaaS) et que le propriétaire du compte ou de l'application a quitté l'entreprise, veuillez contacter votre gestionnaire de compte client pour désigner un nouveau propriétaire d'application.

Si vous ne savez pas qui est votre gestionnaire de compte client, nous sommes heureux de vous aider. Veuillez consulter l'article suivant pour obtenir de l'aide : Comment puis-je créer une demande d'assistance ?