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Wie verwalte ich User, die das Unternehmen verlassen haben?

  • Aktualisiert

Szenario

Welche Auswirkungen hat es, wenn eine MitarbeiterIn das Unternehmen verlassen hat, und wie kann ich sicherstellen, dass kein Zugriff mehr auf das BOC-Produkt besteht.

Bitte beachten Sie

Dieser Artikel behandelt nur die technischen Aspekte. Für umfassendere Informationen zum methodischen Prozess wenden Sie sich bitte an Ihren Key Account Manager.

 

Lösung

Um den Zugriff einer ausscheidenden MitarbeiterIn vollständig zu widerrufen und gleichzeitig die Datenintegrität zu gewährleisten, sollten die folgenden Schritte in der angegebenen Reihenfolge durchgeführt werden: 

 

Inhalte verschieben

Wenn eine BenutzerIn das Unternehmen verlässt, ist es wichtig, die Eigentümerschaft von Modellen oder anderen Repository-Objekten, die er besitzt, zu übertragen. Dies stellt sicher, dass das organisatorische Wissen erhalten bleibt und für aktive BenutzerInnen zugänglich ist.

Usern wird normalerweise die Eigentümerschaft durch ein bestimmtes Objektattribut namens „Verantwortliche Person“ im Notizbuch unter dem Kapitel „Organisation“ zugewiesen. Die Eigentümerschaft in ADONIS kann auch durch andere Objektbeziehungen definiert werden, aber der Standard und die gebräuchlichste Methode ist über das Attribut „Verantwortliche Person“. 

 

Verwaltung gespeicherter Abfragen

Überprüfen Sie die erstellten gespeicherten Abfragen und entscheiden Sie, ob Sie diese löschen oder an einen anderen User übertragen, um das System sauber und effizient zu halten.

Um die gespeicherten Abfragen in Ihrem BOC-Produkt zu öffnen, klicken Sie auf Suchen (1) gefolgt von meinen Suchanfragen (2)

Wenn eine gespeicherte Abfrage geteilt wird, ist sie in der Spalte Öffentlich sichtbar, jedoch kann eine nicht geteilte gespeicherte Abfrage nur vom Eigentümer der Abfrage oder von ausgewiesenen Power-Usern gesehen werden.

Info: Normalerweise können User nur das Teilen ihrer eigenen Abfragen beenden. Ihr ADONIS-Administrator kann auch Power-User bestimmen, die Abfragen von anderen BenutzerInnen zurückziehen können. Der Administrator muss dazu das Modul „Gespeicherte Abfragen (erweiterte Optionen)“ freigeben.


Wenn die gespeicherten Abfragen veröffentlicht/geteilt sind, können Sie einfach mit der linken Maustaste auf den gewünschten User (1) klicken, gefolgt von Mir zuweisen (2). Dies ermöglicht die Neuvergabe der Abfrage an den aktuell angemeldeten User.

 

User aus dem Repository sharen

Das Entziehen des Users von aktiven Repositories beinhaltet das Entfernen der Berechtigungen zum Zugriff oder zur Änderung von Repository-Inhalten. Dieser Schritt verhindert unbefugten Zugriff.

Melden Sie sich auf der Admin-Seite mit dem Repository an, aus dem Sie die Entfernung durchführen möchten. Klicken Sie in der Benutzerverwaltung der Admin-Seite mit der rechten Maustaste auf den User, den Sie löschen möchten. Wählen Sie „Benutzer vom Repository entfernen“

Bestätigen Sie die Aktion mit „Ja“. 

Wiederholen Sie diesen Vorgang für jedes Repository, mit dem geteilt wurde. 

 

Benutzerkonto deaktivieren oder löschen

Abhängig von der Benutzerklassifikation: Standard, LDAP oder SSO (Single Sign-On), kann nun der User gelöscht werden.

 

Standardbenutzer

Standardbuser werden manuell innerhalb von ADONIS erstellt. Wenn sie das Unternehmen verlassen, sollten Administratoren:

  • das Benutzerkonto über die Benutzerverwaltungskomponente löschen oder deaktivieren.

     

LDAP

LDAP-User werden aus einem externen Verzeichnisdienst synchronisiert:

  • Da die Benutzerdaten extern verwaltet werden, sollte das Deaktivieren oder Löschen des Users im LDAP-System erfolgen.

  • Stellen Sie sicher, dass der LDAP-User entzogen ist und alle zugehörigen Inhalte übertragen wurden, bevor der User im LDAP deaktiviert wird, um verwaiste Eigentümerschaften zu vermeiden.

    Bitte beachten Sie

    Wenn die Löschbehandlung vollständig konfiguriert ist und ein User über LDAP gelöscht wird, während er noch Modelle oder andere Assets besitzt, wird der User stattdessen der Benutzergruppe „zu löschen“ zugewiesen, anstatt entfernt zu werden.

 

SSO

User, die sich über Single Sign-On (SSO) authentifizieren, werden über einen externen Identitätsanbieter verwaltet:

  • Deaktivieren oder entfernen Sie den Zugriff des User beim Identitätsanbieter.
  • Löschen oder deaktivieren Sie das Benutzerkonto über die Benutzerverwaltungskomponente.

 

Anwendungsinhaber

Sie verwenden ein BOC-Produkt, das in der BOC-Cloud (SaaS) gehostet wird, und der Kontoinhaber oder Anwendungsinhaber hat das Unternehmen verlassen. In diesem Fall setzen Sie sich bitte mit Ihrer Kundenbetreuung in Verbindung, um einen neuen Anwendungsinhaber zu benennen. Sollte Ihnen jene nicht bekannt sein, wenden Sie sich gerne an unseren Support: Wie kann ich eine Supportanfrage stellen?